Отказное письмо

Отказное письмо на продукцию (Отрицательное решение по заявке) – это выданный уполномоченной госструктурой документ, свидетельствующий об отсутствии необходимости подтверждать соответствие товара через сертификацию, декларирование или иные разрешительные процедуры.

«Отказное письмо» — жаргон рынка, а не юридический термин

«Отказное письмо» — устоявшееся разговорное название, а не понятие из закона. В Федеральном законе от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» такого документа нет вообще: закон описывает только обязательную сертификацию (ст. 20) и декларирование соответствия (ст. 21, 24). Подтверждение того, что продукция вообще не подпадает под обязательное подтверждение соответствия, законом отдельно не названо и не описано. Отсюда и путаница: рынок придумал бытовое имя документу, у которого никогда не было юридического определения.

Официально то, что называют «отказным письмом», правильнее называть решением органа по сертификации (ОС) об отказе в проведении обязательного подтверждения соответствия, выданным по итогам рассмотрения поданной заявки. Это не справка «на глаз» и не разъяснительное письмо, а официальный документ: орган выдаёт его только после того, как заявитель подал формальную заявку на сертификацию или декларирование, а орган её рассмотрел и установил — обязательное подтверждение соответствия к этой продукции не применяется.

Как менялись правила: от монополии ВНИИС до решений по заявке

Механизм не статичен, он прошёл три этапа — и путаница в терминах во многом от того, что рынок по инерции использует название с первого этапа для документа, который сейчас оформляется совсем иначе.

1. Раньше — только ВНИИС. Долгое время таможенные органы принимали информационные письма о непринадлежности товара к сертифицируемой продукции только от одного института — Всероссийского НИИ сертификации (ВНИИС), фактического монополиста в этой нише.
2. Затем — любые аккредитованные органы. Позже таможня стала принимать аналогичные письма от любых аккредитованных органов по сертификации (ОС), включённых в реестр, а не только от ВНИИС.
3. Сейчас — только решения по заявке. На сегодняшний день таможня принимает только официальные решения ОС, вынесенные по результатам рассмотрения поданной заявки. Простое информационное письмо без формальной заявки для таможенного оформления больше не работает — таможня такой документ не принимает как основание для выпуска товара.

Суть документа при этом не изменилась: он по-прежнему подтверждает, что товар не входит в перечни продукции, подлежащей сертификации или декларированию. Изменилась процедура получения — она стала формальной, ближе по логике к самой сертификации (заявка → рассмотрение → решение), но короче: без испытаний образцов, только анализ документов.

Чем это отличается от декларации и сертификата

Путаница в терминах — частая причина, почему компании либо переплачивают за ненужный сертификат, либо ввозят товар без документов и получают простой на таможне. Разница принципиальная:

• Сертификат соответствия — выдаётся аккредитованным органом по результатам испытаний, подтверждает, что товар соответствует обязательным требованиям технического регламента. Нужен, когда товар входит в перечень продукции под сертификацию.
• Декларация о соответствии — заявитель сам, под свою ответственность (ст. 24 ФЗ № 184-ФЗ), подтверждает соответствие товара требованиям, регистрирует декларацию в реестре. Нужна, когда товар входит в перечень продукции под декларирование.
• Решение об отказе в проведении обязательного подтверждения соответствия («отказное письмо» на жаргоне) — не подтверждает соответствие чему-либо. Подтверждает, что требования подтверждать соответствие нет вообще, потому что товар не входит ни в один из применимых перечней и не подпадает под действие технических регламентов ЕАЭС. Именно этот документ — и только он, выданный по заявке — сегодня принимает таможня.

Отсюда правило: прежде чем подавать заявку на решение об отказе, нужно убедиться, что товар не входит в перечни — единый перечень продукции, подлежащей обязательной сертификации, и единый перечень продукции, подлежащей декларированию соответствия (Постановление Правительства РФ от 23.12.2021 № 2425), а также не подпадает под действие профильных технических регламентов ЕАЭС (например, ТР ТС 004/2011 о безопасности низковольтного оборудования, ТР ТС 020/2011 об электромагнитной совместимости, ТР ЕАЭС 037/2016 об ограничении опасных веществ — для электроники это самые частые основания для сертификации/декларирования). Если товар туда попадает — нужен не отказ, а сертификат или декларация, и решение об отказе орган в этом случае просто не выдаст.

Два разных документа — не путать

Под словом «отказное письмо» на рынке сейчас продают два разных продукта, и путать их — дорогая ошибка:

• Решение ОС по поданной заявке — официальный документ по итогам рассмотрения формальной заявки на сертификацию/декларирование, устанавливающий, что обязательное подтверждение соответствия к товару не применяется. Именно его принимает таможня. Процедура дольше и требует полного пакета документов, зато результат работает на границе.
• Простое информационное письмо ОС — более лёгкий документ без формальной заявки, где орган просто разъясняет непринадлежность товара к подсертификатной продукции. Таможня такие письма сейчас не принимает. Но у этого продукта есть своя ниша: маркетплейсы (Wildberries, Ozon, Яндекс Маркет) и часть розничных/B2B-контрагентов требуют именно подтверждение для карточки товара или договора поставки — и для этой цели упрощённое письмо подходит и стоит дешевле.

Практический вывод: если товар едет через таможню — нужно решение по заявке, без вариантов. Если задача — только пройти модерацию маркетплейса или закрыть требование в договоре с розничной сетью — подойдёт и более простое письмо, переплачивать за полноценную заявку не нужно. Если бизнес одновременно ввозит товар и продаёт его на маркетплейсе, обычно нужны оба документа под разные задачи.

Какие товары обычно получают решение об отказе

Единого «перечня товаров под отказ» не существует — есть логика от обратного: если товар не найден ни в одном из перечней обязательной сертификации/декларирования и не подпадает под технический регламент ЕАЭС, орган выносит решение об отказе в проведении обязательного подтверждения соответствия. На практике это чаще всего:

• запасные части и комплектующие без самостоятельной функции (крепёж, прокладки, ремни, фильтры, отдельные механические узлы);
• оборудование и материалы для собственных технологических нужд предприятия, не поставляемые конечному потребителю (часть промышленных насосов, компрессоров, лабораторного оборудования, трубопроводной арматуры — конкретика зависит от кода ТН ВЭД и назначения);
• сувенирная и рекламная продукция, изделия ручной работы, товары, изготовленные по индивидуальному заказу;
• бывшие в употреблении товары, ввозимые не для реализации;
• отдельные категории электроники и аксессуаров, прямо не попадающие под ТР ТС 004, ТР ТС 020 или ТР ЕАЭС 037 (это определяется по факту — код ТН ВЭД и техническое назначение решают, а не общее сходство с «похожим» товаром).

Важно: примеры выше — ориентир, не гарантия. Финальное решение по каждому товару принимает орган на основании технического описания и кода ТН ВЭД/ОКПД2, по итогам рассмотрения заявки. Один и тот же товар в разных модификациях может как подпадать под перечень, так и нет.

Кто выдаёт решения и как проверить орган

Исторически основная часть таких документов оформлялась через два профильных научно-исследовательских института — ВНИИС (Всероссийский НИИ сертификации, общий профиль) и ВНИИНМАШ (профиль — автомобильная техника и машиностроение). Они и сейчас в этой роли активны.

Параллельно с этим решения по заявкам сегодня выносят аккредитованные органы по сертификации — те же организации, что выдают сертификаты и регистрируют декларации по ТР ТС/ТР ЕАЭС. Требование к такому органу единственное, но жёсткое: он должен быть включён в единый реестр органов по оценке соответствия ЕАЭС (порядок ведения реестра — Решение Совета ЕЭК от 05.12.2018 № 100). Проверить конкретный орган можно двумя способами:

• через ФГИС Росаккредитации — fsa.gov.ru — по номеру аттестата аккредитации;
• через единый реестр органов по оценке соответствия ЕАЭС на официальном портале Союза.

Документ от органа, которого нет ни в одном из этих реестров, — юридически ничего не значащая бумага: таможня и крупные маркетплейсы такие документы отклоняют, независимо от того, оформлен он как решение по заявке или как простое письмо.

Срок действия

Единого регламентированного срока действия у решения об отказе нет — форма документа не унифицирована, и срок каждый орган указывает в самом документе. На практике встречаются три варианта:

• решение на конкретную партию — без отдельного срока, действует, пока действует поставка по указанному инвойсу/спецификации;
• решение с фиксированным сроком — чаще всего 1 год с даты выдачи;
• решение без указания срока — сохраняет силу до тех пор, пока не изменится нормативный акт, на который оно ссылается, либо не появится новый перечень, включающий этот товар.

Ключевой признак актуальности документа — на какой акт он ссылается. Если в тексте фигурирует отменённое Постановление Правительства РФ № 982 (утратило силу с 01.09.2022, заменено Постановлением № 2425 от 23.12.2021) — это прямой сигнал, что документ оформлен некомпетентно или устарел, и таможня его, скорее всего, не примет.

Как проходит оформление решения по заявке

1. МЫ

   Подача заявки в орган по сертификации или в ВНИИС/ВНИИНМАШ

   Указываются реквизиты заявителя, наименование товара, код ТН ВЭД (по возможности — и ОКПД2), назначение продукции. Именно наличие поданной заявки отличает документ, который примет таможня, от обычного разъяснительного письма.

2. МЫ

   Пакет документов

   Обычно требуется: техническое описание или паспорт изделия, фотографии товара (если описание неоднозначно), инвойс или спецификация к поставке — для решений под конкретную партию, каталог или руководство по эксплуатации — если есть.

3. ПАРТНЁР — Орган по сертификации / ВНИИС / ВНИИНМАШ

   Анализ применимости регламентов

   Специалист органа проверяет товар по единым перечням обязательной сертификации/декларирования (ПП РФ № 2425) и по действующим техническим регламентам ЕАЭС — не попадает ли товар в их область.

4. ВЫ

   Оплата

5. ПАРТНЁР — Орган по сертификации / ВНИИС / ВНИИНМАШ

   Выдача решения

   После подтверждения, что требований нет, орган оформляет официальное решение на бланке, с подписью уполномоченного лица и печатью, указывает применимые нормативные акты, на основании которых сделан вывод, и реквизиты рассмотренной заявки.

Процедура короче, чем оформление сертификата или декларации, — испытания не требуются, орган анализирует только документы и техническое описание товара. Но, в отличие от простого информационного письма, начинается она с формальной заявки. Стандартный порядок:

Сроки. Ориентировочно 1–3 рабочих дня с момента подачи полного комплекта документов — при условии, что товар однозначно определяется по коду и назначению. Если требуется уточнение классификации (например, товар пограничный между категориями), срок может увеличиться до 5–7 рабочих дней.

Если цель — не таможня, а маркетплейс или розничный контрагент, процедура проще: часть органов оформляет упрощённое информационное письмо без прохождения полной заявочной процедуры. Для таможенного оформления такой документ не подходит — но для карточки товара на Wildberries или Ozon его обычно достаточно, и стоит он дешевле полноценного решения по заявке.

Чем мы будем вам полезны

Компания ЮКО занимается таможенным оформлением и сопровождением сертификации с 2008 года, знает специфику работы ВНИИС, ВНИИНМАШ и аккредитованных органов по сертификации, регулярно отслеживает изменения перечней продукции, технических регламентов и требований таможни к форме документа.

Что делаем на практике:

• по технической документации на товар определяем, что реально нужно — решение по заявке для таможни, упрощённое письмо для маркетплейса, сертификат или декларация — и не даём переплатить за документ, который не примет получатель;
• подбираем орган по сертификации из единого реестра ЕАЭС, проверяем его аккредитацию заранее — чтобы решение не отклонили на таможне;
• готовим и подаём формальную заявку, собираем пакет документов, при необходимости запрашиваем недостающие технические данные у производителя;
• сопровождаем оформление без личного участия клиента — по доверенности и минимальному комплекту исходников;
• если товар всё же подпадает под обязательную сертификацию или декларирование, сразу переключаем процесс на нужный документ, не теряя время на заведомо отклоняемую заявку.

• Отказное письмо для торговли имеет разъяснительное значение. Обычно запрашивается коммерческими структурами, например, представителями розничной сети при приеме товара под реализацию. Оформляется аккредитованными органами по сертификации, имеет разъяснительный характер. Действительно на территории России. Для таможенной очистки груза, как правило, не используется.
• Отказное письмо Росстандарта призвано засвидетельствовать тот факт, что продукция не подлежит обязательной сертификации ГОСТ Р. Оформляется продавцом добровольно для повышения доверия со стороны покупателей.
• Отказное письмо Россельхознадзора необходимо экспортеру продукции растениеводства, животноводства. Свидетельствует об отсутствии необходимости получать фитосанитарный карантинный сертификат, гарантирующий отсутствие вредителей и заболеваний.
• Отказное письмо МЧС подтверждает, что продукция не подлежит сертификации в системе противопожарной безопасности. Выдается в течение двух-трех рабочих дней органами сертификации, аккредитованными в сфере противопожарной безопасности.
• Отказное письмо Роспотребнадзора удостоверяет отсутствие необходимости в санитарно-эпидемиологической оценке товара, имеющего отношение к здоровью людей (детское питание, бытовая химия, косметика) на предмет соответствия санитарным нормам. Срок действия документа неограничен. Отказное письмо Роспотребнадзора оформляется при наличии описания продукции, кодов ОКП и ТНВЭД.

Риски: когда документ не примут

• Это простое письмо, а не решение по заявке. Самая частая ошибка последних лет: заказали более дешёвый и быстрый вариант — информационное письмо без формальной заявки — рассчитывая предъявить его на таможне. Таможня такие письма уже не принимает как основание для выпуска товара, нужно официальное решение ОС по поданной заявке.
• Орган не аккредитован или исключён из реестра. Документы от компаний-посредников без собственной аккредитации, не входящих в единый реестр органов по оценке соответствия ЕАЭС, таможня и маркетплейсы отклоняют — проверка по fsa.gov.ru обязательна до оплаты, не после.
• Ссылка на отменённый нормативный акт. Постановление Правительства РФ № 982 утратило силу с 01.09.2022 — если документ на него ссылается, это прямой признак, что его готовили не глядя в актуальную базу. Действующий акт — Постановление № 2425 от 23.12.2021.
• Документ просрочен или не соответствует партии. Если решение оформлено под одну спецификацию, а по факту ввозится другая партия (иной артикул, комплектация, объём) — таможня вправе не принять документ и потребовать переоформления.
• Товар в действительности подлежит сертификации. Ошибочная классификация на этапе подачи заявки — самый дорогой риск: партия уже в пути, а на границе выясняется, что нужен не отказ, а сертификат, испытания на который занимают недели.

Частые вопросы

«Отказное письмо» — это официальный юридический термин?
Нет. Это рыночный жаргон. Официально документ, который таможня принимает как основание не проводить сертификацию/декларирование, — это решение органа по сертификации об отказе в проведении обязательного подтверждения соответствия, выданное по результатам рассмотрения поданной заявки. ФЗ № 184-ФЗ отдельно такую форму документа не называет, но на практике таможня и маркетплейсы принимают решение о пропуске/публикации товара именно на основании этого документа.

Простое информационное письмо от органа по сертификации примут на таможне?
Сейчас — нет. Таможня принимает только официальные решения, вынесенные по итогам рассмотрения формальной заявки. Простое письмо без заявки — рабочий инструмент для маркетплейсов (Wildberries, Ozon), розницы и B2B-контрагентов, но не для таможенного оформления.

Можно ли получить один документ на несколько разных товаров?
Да, ограничения по количеству позиций нет. Товары могут быть из разных товарных групп — главное, чтобы по каждому в заявке был подтверждён факт отсутствия требования сертификации/декларирования.

Решение об отказе, полученное одним импортёром, действует для другого?
Нет. Это документ под конкретного заявителя и конкретную поставку (или согласованный период). Каждый импортёр одного и того же товара подаёт заявку и получает решение на себя.

Что делать, если таможня всё равно требует сертификат при наличии решения по заявке?
Проверить, действительно ли товар не входит в перечни ПП РФ № 2425 и не подпадает под применимый технический регламент ЕАЭС. Если классификация подтверждена верно, а орган, выдавший решение, в реестре — расхождение обычно снимается уточняющим запросом от органа по сертификации или юридическим обоснованием классификации по коду ТН ВЭД.

Преимущества

Вас может заинтересовать

Отзывы клиентов

«Фирма работает на самом высоком, европейском уровне. Это самый надёжный партнёр в своей области услуг.»

Посмотреть письмо →

«Не было ни одного случая, чтобы ГК «Юко» не справилась с принятыми обязательствами, а в критических случаях они ускоряли работы по нашей просьбе.»

Посмотреть письмо →

«Обращались для оформления заключения РЧЦ, лицензии Минпромторга и декларации о соответствии — документ получен в рекордно короткий срок.»

Посмотреть письмо →

Все 32 отзыва →